一、校外单位查档

校外单位因工作需要，符合《干部人事档案工作条例》规定人事档案利用范围，办理查档审批手续后，可查阅教职工人事档案。

（一） 校外单位公务查档

1. 校外单位与校内对口党政管理部门取得联系（纪检监察部门联系省纪委监委驻校纪检监察组，国家安全部门、公安部门联系安全保卫部，其他单位联系党政办公室），出具单位公函；

2. 校外单位派出两名（或两名以上）中共党员，填写《太原理工大学人事档案查（借）阅审批表》；

3. 校内对口党政管理部门负责人审批签字并加盖公章；

4. 人力资源部分管档案负责人审批；

5. 查档人员持本单位公函、身份证或工作证件、审批表，由人力资源部档案室工作人员协助查阅档案。

（二） 商调接收单位查档

1. 商调接收单位与拟调出教职工所在的二级单位、人力资源部协商一致后，出具单位公函；

2. 商调接收单位派出两名（或两名以上）中共党员，填写《太原理工大学人事档案查（借）阅审批表》；

3. 拟调出教职工所在的二级单位负责人审批签字并加盖公章；

4. 人力资源部负责人审批；

5. 查档人员持单位公函、身份证或工作证件、审批表，由人力资源部档案室工作人员协助查阅档案。

（三）公证机构查档

1. 公证机构出具单位公函；

2. 公证员填写《太原理工大学人事档案查（借）阅审批表》；

3. 人力资源部分管档案负责人审批；

4. 公证员持单位公函、身份证及工作证件、审批表，公证对象持本人身份证到场，由人力资源部档案室工作人员协助查阅档案。

二、校外单位借档

人事档案一般不予外借。确因工作需要借阅的，应严格履行审批登记手续，并在规定时限内归还，借出期间不可转借他人。

1. 借档单位给学校党政办公室发公函，写明借档原因和接收档案地址；

2. 分管校领导审批同意；

3. 借档单位填写《太原理工大学人事档案借卷审批表》，写明借档事由，约定借档时长，由单位负责人签批并加盖公章；

4. 人力资源部负责人审批；

5. 借档单位派专人取档，或由人力资源部档案室通过机要通道寄出档案；

6. 借档单位应在约定期限内派专人归还档案，或通过机要通道寄回档案；如到期尚未用毕，须办理续借手续；

7. 档案室须对归还的档案进行核查，对逾期未归还的档案要及时催要，以防丢失。

未尽事宜请咨询：

人力资源部档案室（迎西行政主楼623室，0351-6010874）