一、人事档案材料归档范围

按照《干部人事档案工作条例》规定，人事档案材料归档范围及分类如下（详见附件1）。

1．履历类材料。

2．自传和思想类材料。

3．考核鉴定类材料。

4．学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。

5．政审、审计和审核类材料。

6．党、团类材料。

7．表彰奖励类材料。

8．违规违纪违法处理处分类材料。

9．工资、任免、出国和会议代表类材料。

10．其他可供组织参考的材料。

二、人事档案材料归档要求

档案材料形成和管理部门按照相关规定审核拟归档材料。

1．判断材料是否属于人事档案归档范围。不属于归档范围的材料，或转有关单位，或退本人。

2．干部本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。装入档案材料应对象明确，内容真实，填写规范，成套材料必须完整。内容不能涂改，凡规定由组织审查盖章的必须有公章，规定同本人见面的要有本人签字，有照片粘贴处应粘贴照片，材料需要标注有材料形成时间。

3．归档材料一般为原件。证书、证件等特殊材料用彩色复印件存档。复印件必须注明复制时间和经办人并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

4．归档材料载体须用国际标准A4纸，左边留有25毫米装订边。归档材料字迹应符合档案保护要求的铅印、胶印、油印或用蓝黑、黑色墨水或黑色碳素笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸复写。

5．归档材料中涉及工作秘密或干部个人隐私的，要做好材料信息的保密工作。

三、人事档案材料归档纪律

人事档案材料形成和管理部门工作人员必须遵守人事档案材料收集归档工作纪律，违反纪律要按照国家相应法律法规追究责任。

1．严禁本人自行归档本人的人事档案材料。

2．严禁篡改、伪造干部人事档案。

3．严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息。

4．严禁归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料。

5．不得将应归档材料据为已有或拒绝、拖延归档，材料形成部门或管理部门应于材料形成后1个月内，办理档案材料装入审批手续，向人力资源部档案室移交。

6．不得将归档范围之外的材料擅自归档。

四、人事档案材料装入流程

1．相关单位指定移交人（本人和亲属回避）填写《太原理工大学装入人事档案材料审批表》。

教职工入校前档案材料，由人力资源部人事科负责收集，审核后向档案室移交。

教职工在校期间形成的档案材料，由材料形成部门或管理部门负责收集，审核后向档案室移交。如：党员材料由组织部组织科负责审核，二级单位党务专职人员负责装入；民主党派、无党派材料由校统战部负责审核装入；职称评审、在职学历学位提升和在职教育培训类材料由人力资源部师资科负责审核装入；表彰材料由负责申报部门负责审核装入。

2. 二级单位主要负责人审批签字并加盖公章。

3. 党员材料由党委组织部组织科负责人审核。

4. 人力资源部分管档案负责人审批。

5. 移交人持本人有效证件、审批表和移交材料到人力资源部档案室办理移交。

6.人力资源部档案室工作人员与移交人当面核查相关材料。核查无误后在装入材料登记表内登记，档案员和移交人签字，完成移交。

凡重要内容涂改、不符合归档要求、填写不规范、手续不齐备的材料，移交材料单位应及时完善、收集、补充后再办理移交。